員工流失帶走了寶貴的經驗,導致企業知識財產難以積累?

項目資料存放過于分散,企業重要文檔經常“被遺失”?

工作交接不充分,新員工難以投入新工作?

出差在外,想時刻掌握企業內部信息,實現隨時隨地移動辦公?

現在

只需要下面7個步驟,就能有效解決以上所有難題!

1步:指定系統管理員(可以是總裁助理),讓其負責將組織架構和員工帳號導入,其主要職責:
  • 發布公司級別的通知公告
  • 審批群組的申請
  • 設置公司云盤的權限
  • 根據人員的調動及時調整組織架構
  • 公司知庫后臺的管理
2步:正式發封郵件,參考附件一《關于公司啟用知庫的通知》,通知所有員工開始使用知庫,并告知以后所有公告將只通過知庫發布,讓員工做以下事情
  • 將頭像改成真人頭像
  • 修改默認密碼,保障信息安全
  • 將聯系方式改成真實的手機號碼
  • 安裝pc客戶端和手機客戶端
  • 每日登錄知庫,獲取企業最新動態
3步:管理層督促員工的修改情況,可以通過微博來號召大家修改
4步:總經理定期在知庫的企業微博上發些話題,討論公司事務(策略、目標、當下事務、新點子、如何在各部門用好知庫等話題)
5步:給中層以上的管理人員建立個討論組,在這個討論組可以討論工作,并要求管理層:
  • 外勤可以在這里報備,告知一下大家
  • 將周報、月報上傳到知庫指定文件夾
  • 每日工作在此匯報
6步:根據重點項目創建一個項目群組,將項目人員加入到這個群組,并將項目文檔添加進來
7步:為每個部門都指定一個管理員,通常是助理,牽頭將自己部門的文檔存放到知庫部門空間,建議針對管理員組織一個會議,宣貫管理員的職責:
  • 管理員負責部門內部通知公告的發布
  • 匯總部門制度、文件、信息、資料上傳至各部門空間對應文件夾內,并定期檢查文件更新情況,督促員工及時上傳新文件
  • 部門云盤權限的管理
  • 安裝pc客戶端和手機客戶端

知庫的使用非常簡單。在初期,也許會改變大家平時的一些工作習慣,但只要您有愿意改變的決心,您將體會到知庫給企業的溝通協作和知識積累帶來的好處。

附件一:

《關于公司啟用知庫的通知》

為了建設公司知識庫,保護公司知識財產不流失,公司現決定使用知庫作為日常工作文檔存儲的地方。

請各位員工在本周之內完成知庫的個人設置。

  • 將頭像改成真人頭像
  • 修改默認密碼,保障信息安全
  • 將聯系方式改成真實的手機號碼
  • 安裝pc客戶端和手機客戶端
  • 每日登錄知庫,獲取企業最新動態
  • 將個人工作文檔上傳到個人云盤

在這里請每個部門的經理督促部門成員盡快完成以上設置,XXX(建議是總裁助理)會在下周一檢查各部門的執行情況。

XX年XX月XX日

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